6 maneras de reducir la sobrecarga de información

10/05/2019
Artículo original

Imagen CC0 de Jonny Lindner

No se debe confundir la sobrecarga cognitiva con la sobrecarga de trabajo. La sobrecarga de trabajo es simplemente tener muchas tareas por hacer y carecer del tiempo suficiente para completarlas y, la sobrecarga cognitiva se refiere a tener demasiada información para procesar a la vez.

Si bien la tecnología debería facilitar nuestras vidas, el exceso de información puede tener un impacto negativo en nuestra salud mental, pues acaba por abrumarnos.

En mayo de 2018 Forbes publicó un artículo sobre la cantidad de datos que se crean cada día. En dicho artículo afirman que al ritmo actual se crean 2,5 trillones de bytes cada día (para los despistados, recordar que trillón significa que hay que añadir 18 ceros) y, además, dicho ritmo se está acelerando debido al auge del IoT (internet de las cosas). Por otro lado, es importante destacar que el 90% de los datos del mundo se han generado en solo dos años (2016 y 2017). Si te interesa este tema, puedes leer el artículo de Forbes (en inglés) donde encontrarás un montón de estadísticas que ilustran las formas en que se crean estas ingentes cantidades de datos cada día.

Vamos ya con las formas de reducir el estrés cognitivo:

1- Cierra/ apaga todas las aplicaciones

Sí todas, todas. Cuando necesitas concentrarte en una tarea ¿para qué tienes abiertas aplicaciones que no usas? Lo único que harán es distraerte, incluso las aplicaciones que usamos para mejorar nuestra productividad, como Trello, pues te notificarán los cambios que se hayan producido en los proyectos en los que participes. O GMail/Outlook que te notificará que tienes un nuevo correo.

Lamentablemente, este exceso de información no te resulta útil, al contrario, lo único que consigue es descentrarte, y ralentizar tu tarea si encima decides interrumpirla.

Por lo tanto, cuando quieras centrarte en una tarea cierra todas las aplicaciones que supongan una distracción potencial y por supuesto silencia el teléfono. (Si puedes, ni lo tengas sobre la mesa).

2- Desconecta las notificaciones emergentes

Este punto está muy relacionado con el anterior, sobre todo si no puedes prescindir de ciertas aplicaciones. ¿No te atreves a cerrar el correo durante toda la mañana? Bueno, no hace falta ser tan radical, pero al menos desactiva las ventanas emergentes que te avisan de un nuevo correo y ten disciplina, revisa tu correo solo cada hora, por ejemplo.

Evalúa qué notificaciones te ayudan realmente a hacer tu trabajo y desconecta el resto.

3- Aléjate de las redes sociales

Resulta muy tentador consultar las redes sociales o tu blog favorito mientras trabajas, especialmente cuando estás esperando a que la máquina termine una tarea. Sin embargo, consultar las RRSS o leer un blog, tan solo añade más información a tu cerebro, por lo que ahora en lugar de estar pensando en cuál es el siguiente paso en tu proyecto, en tu cabeza también te está rondando la última frikada que has visto en Twitter, o la última ocurrencia de las lumbreras que nos gobiernan.

Deja las redes sociales para la hora de comer o para después del trabajo. De esta forma, además separarás mejor tu vida personal de tu vida profesional.

4- No hagas varias cosas a la vez

No, no es posible hacer bien varias cosas a la vez, ni siquiera, aunque seas una gran programadora.

Dividir tu atención en cuatro o cinco tareas paralelas es una manera de asegurarse de que esas tareas te lleven más tiempo que si las hicieras de una en una. Lo que es peor aún, resulta muy fácil abandonar algunas tareas por completo a medida que pasas de otras (generalmente tu capacidad de atención se va reduciendo), lo que se traduce en un trabajo incompleto.

Olvídate de ser multitarea.

5- Documenta tu trabajo

Documente tus listas de tareas, procesos operativos y los procedimientos diarios que debe seguir (no reinventes la rueda de cada vez) para que no dependas de la memoria y puedas, no solo hacer tus tareas más rápidamente, sino, mejor aún, más relajadamente.

Cada vez que descubras cómo funciona algo o algo sobre lo que puedas mejorar, actualiza la información electrónica relacionada. De esta forma, no necesitas bucear en antiguos emails, blocs de notas, o preguntar a compañeros detalles que faltan en lo que estás haciendo y deberías saber.

Redacta procedimientos, haz check-lists y por supuesto, úsalos.

6- Toma notas mientras trabajas

Aunque te pueda parecer el mismo punto que el anterior, no es así, de hecho, lo complementa. La documentación a la que hacemos referencia en el punto anterior, te ayuda a tener más productividad. Por otro lado, ahora lo que te aconsejamos es que cuando resuelvas un problema complejo anotes cómo lo has hecho.

De esta forma no necesitarás memorizar los pasos que has seguido y podrás consultaros siempre que te haga falta. Te resultará especialmente útil cuando pasado el tiempo te vuelvas a enfrentar al mismo problema y tengas la obligación de resolverlo en “cero coma”, pues teóricamente sabes hacerlo.

Documentar procesos complejos, aunque no sean comunes, reducirá tu estrés cognitivo.

Aun hay algunos trucos más que te pueden ayudar a reducir tu sobrecarga cognitiva, como por ejemplo reducir al mínimo el número de reuniones a las que asistes: el 80% de lo que se comenta en las reuniones no es información relevante para para el 80% de los asistentes.

Y a ti, ¿se te ocurre algún otro? Compártelo en la zona de comentarios.